7 - Sugestão de Melhorias

Como sabemos, um pólo universitário depende fundamentalmente de um fluxo constante e crescente de alunos. Nesse sentido, a sugestão de melhoria está relacionada a esse aspecto.

Fato 1: Observou-se, durante o período de estágio, que o custo de manutenção dos vendedores absorve quase todo o valor da matricula. No entanto ainda é um custo baixo, diante do valor inicial que trazem à empresa. 

Fato 2: Observou-se que um dos vendedores é dedicado e ganha muito bem, através das comissões, o que comprova a qualidade do serviço aliada a um preço muito baixo, tornando o “produto” muito competitivo e de fácil comercialização.

Fato 3: Notou-se que duas vendedoras não trazem lucro (estão trazendo prejuízo) à instituição, uma vez que não trazem matriculas e ocupam o cargo de um funcionário que poderia estar rendendo bem mais.

Sugestão de melhoria: As áreas ficarão abertas e passamos a premiar os melhores colocados, incentivando o aumento da captação de alunos.

Fato 4: Notou-se que a estratégia de recrutamento de vendedores queda-se errônea, vez que, é muito raro encontrar profissionais de vendas nos lugares, onde se tem procurado.

Sugestão de melhoria: Captar vendedores e dar treinamento específico na área de atuação, identificando o produto, os objetivos e publico alvo.

Fato 5: O profissional de vendas é ímpar, ou seja, não é possível alocar algum outro profissional nesse cargo. Fatalmente, este não será produtivo, o que é ruim para ele próprio e para a instituição.

Fato 6: Boa parte do número matrículas se dá por conta de indicações dos próprios alunos, o que demonstra claramente a qualidade do serviço oferecido.

Sugestão: neste aspecto não faremos alterações, apenas continuaremos empenhados em continuar melhorando o atendimento.

Criamos também um plano de incentivo a ex-alunos e alunos que indicam amigos.

Diante do supracitado, fica evidente a deficiência, justamente, na principal área de interesse da instituição. Portanto faz-se necessária a criação, urgente, de estratégias com foco na captação de alunos e no recrutamento e seleção de vendedores.

Um exemplo de estratégia, utilizada pela “ATENTO CONTACT CENTER”, é a criação de postos de recrutamento nas estações do metrô. Naturalmente que não há necessidade de uma ação desse porte, porém a idéia parece adequada, se aplicada em menor proporção.

Nosso perfil de vendedor poderia ser recrutado junto aos educadores que por sua vez entendem melhor da área, e podem se tornar bons vendedores neste ramo de atividade.

Outra opção, seria o headhunter, profissional que caça talentos, muitas vezes, fazendo propostas melhores aos funcionários de uma concorrente. Estes chegam com qualificação, por já executarem as funções pretendidas.

E ainda uma terceira, seria o tradicional anúncio nos meios de comunicação adequados aos custos suportados pela instituição.

Teoria Organizacional

6 – Qual é a teoria organizacional utilizada pela EXITUS:

Observou-se uma abordagem contingencial adequada às teorias atuais. A abordagem sob um paradigma construtivista é evidente, uma vez que, claramente, nota-se a pluralidade na organização e se preza muito a criatividade. Handy, de acordo com o seu livro “Deuses da Administração”, enquadraria a EXITUS na cultura de tarefa (Atenas), onde:

...o desempenho é medido pela resolução de problemas. É uma cultura que tem metas definidas e ações rápidas para a solução de problemas e o cum­primento da mesma. Essa cultura costuma deslocar todo o foco e recursos da empresa para a resolução de um problema. Por isso é chamada de cultura de tarefa. Nessa cultura é valorizado o potencial criativo e a energia que cada funcionário dispensa à tarefa. É uma cultura que trabalha essencialmente com equipes e o único aspecto que pode ser negativo é a dificuldade de delinear qual é de fato sua função. Atena era filha de Zeus e uma deusa autossuficiente, guerreira. Era uma estrategista e inspiradora dos grandes heróis gregos. (Handy, 2005)

Em havendo um acesso generalizado à informação, vê-se a existência de uma autonomia, por parte dos funcionários. Estes têm liberdade de criar e solucionar problemas.

Para que funcione uma estratégia desta natureza, é fundamental a qualificação, capacidade e competência dos funcionários envolvidos no processo, haja vista que, uma decisão equivocada recai sobre o gestor. É como se ele houvesse dito.

No caso da EXITUS, esta prática tem obtido êxito (com o perdão do trocadilho). Durante o período de estágio foi realizada uma observação bem detalhada que identificou algumas capacidades e desvantagens particulares de cada funcionário, porém, cada qual tem consciência de sua limitação e não vai além, preservando assim gestor de possíveis constrangimentos. O coordenador pedagógico leva destaque por sua versatilidade. Este funcionário generalista tem crescido dia a dia sob a orientação do gestor, que supervisiona o seu trabalho e os procedimentos estão sendo criados dia a dia sem maiores complicações. É natural que as responsabilidades tragam conflitos, sobretudo quando se trata deste modelo organizacional que predomina na EXITUS, mas vale ressaltar que o caminho que se trilha na empresa está fadado ao sucesso.

Análise Swot

4 - Pontos Fortes e Pontos Fracos (Ambiente interno)

4.1 – Clima Organizacional:

Percebeu-se, na referida empresa, um excelente clima organizacional. Os funcionários, ao mesmo tempo em que se utilizam de bom humor, produzem de forma organizada e ágil. Naturalmente que há momentos de estresse, nos quais a tensão ocorre, porém, nos momentos observados, todos conseguiram manter o profissionalismo.

4.2 – Recursos Humanos:

Este é o ponto a ser melhorado. Vê-se que todos os funcionários são competentes, porém, existe ainda uma deficiência no tocante a vendedores. Existe uma preocupação constante em função deste problema, e, ainda sim, poucas ações efetivas foram tomadas. Isso se dá por conta da faltas de um plano de atribuições de cada funcionário. Fica bem clara a conclusão de que aumentar o número de vendedores capacitados e competentes é a chave para alavancar o crescimento da empresa.

4.3 – Marketing:

Observou-se um plano bastante efetivo de divulgação do serviço, porém, a área de atuação da empresa é muito extensa para o número de vendedores. Nesse sentido, conclui-se que não há problemas desta natureza. Outro ponto a se destacar, é a criatividade e agilidade no processo de criação de ações de marketing.

4.4 – Financeiro:

A distribuição parece bem justa e honesta. Este, claramente, é um ponto forte, mas existe também um problema sério de origem idônea. Na tentativa de premiar, às vezes, regras são mudadas depois do combinado, o que por vezes provoca comportamento anti producente. Falta um pouco de organização, em relação ao comissionamento.

5 – Ameaças e oportunidades (Ambiente externo)

5.1 – Ramo de negócios:

Com um mercado rotativo e crescente, o ramo da educação torna-se atraente para o investidor, porém, há que se ressaltar a necessidade de conhecimento detalhado acerca do negócio. São muitos aspectos a serem contemplados nesse processo. Não bastassem as legislações habituais, este ramo ainda conta com uma série de pormenores que podem trazer sérios problemas futuros. Outro aspecto importante é o biblioteconômico. Por se tratar de uma instituição de ensino, conta com a emissão de documentos, e estes devem ser arquivados com muita organização, haja vista que um aluno formado pode requerer uma segunda via de seu diploma após 30 anos de retirada a primeira.

5.2 – Cenário econômico e Concorrentes:

Atualmente, a concorrência, neste ramo, é violenta e rápida, isso faz com que o administrador seja cauteloso, perspicaz e ágil. Conclui-se que fechar contratos e parecerias é a chave para o sucesso no ramo da educação.

5.2 – Tendências Sociais:

Por estar localizada na periferia, pode-se notar claramente a busca pela especialização. É fato que o mercado de trabalho está cada vez mais estreito no tocante a vagas braçais, nesse sentido, percebe-se uma corrida pelo conhecimento. Também devemos levar em conta o fator custo e proximidade, haja vista que a instituição encontra-se bem próxima dessas pessoas e o preço é acessível como nunca foi, na história do Ensino Superior.

5.3 – Mudanças Tecnológicas:

Este é o enfoque mais importante desta análise. Por se tratar de um pólo universitário especializado em EaD, a tecnologia é fator preponderante nesse negócio. Com o advento da internet e a evolução das plataformas de ensino, bem como, a evolução das dinâmicas de trabalho, a EaD se tornou uma realidade e de qualidade indubitável. Naturalmente que há péssimas instituições, assim como as presenciais, mas este não é o argumento, haja vista que, estamos discutindo de empresas sérias. Outro ponto relevante para o sucesso é a união da interface hiper facilitada com o crescimento natural da noção de informática das pessoas. Portanto, conclui-se que, já nos encontramos numa era tecnológica e esse negócio depende da tecnologia.